Alberto Senante. CIPÓ Company

El comunicado o la nota de prensa es uno de los medios más utilizados para informar a los medios de comunicación. Por eso conviene repasar los errores y malas prácticas a evitar.

Que tu nota de prensa no sea víctima del ‘Suprimir’ del teclado de los medios. Presta atención a estas recomendaciones.

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1 / Enviar la nota de prensa por inercia, sin plantearse si es la herramienta adecuada

Este puede ser el primer error. A veces incurrimos en un automatismo: ‘tenemos algo que contar luego hay que hacer una nota de prensa’. Pero si no es un hecho de verdad noticiable es muy probable que esa información se pueda contar mejor en un artículo para un medio, en un post para nuestra web o en un vídeo para nuestras redes. O cualquier otra posibilidad que aún no hemos visto y que exige un cambio de punto de vista y un poco de creatividad.

Como decía Forrest Gump con los bombones: noticiable es lo que sale en las noticias, no lo que le parece relevante a nuestra organización. 

2/ Escribir en primera persona

A diferencia de otros materiales comunicativos, la nota de prensa se debe escribir como si lo hiciera alguien externo a la organización. Así, los verbos irán en tercera persona. No pondremos un “pedimos”, sino la entidad “pide”, “reclama” o “propone”. Hay que escribir los comunicados para que el medio -da igual prensa, radio o televisión- no tenga que cambiar ni una coma de nuestras frases. De hecho, si se hace bien, es lo que acabará pasando: leeremos, o escucharemos, algunos párrafos copiados tal cual estaban en nuestro texto. 

3 / Mezclar información y opinión

La nota de prensa es un texto informativo. Debe parecerse a un teletipo de agencia en la que nuestra entidad es la fuente principal, no a un artículo de opinión de nuestra presidenta o director. Por eso, las valoraciones deben ir entrecomilladas como declaraciones, o introducidas como fórmulas como “desde esta entidad consideran / apuntan / destacan”. Siempre en tercera persona, claro…

4 / Darle más importancia a ‘vender’ tu entidad que a la noticia en sí

Igual que redactamos en tercera persona, también tenemos que ‘pensar en tercera persona’, es decir, poniéndonos en la piel de ese redactor o editora que va a decidir si nuestro comunicado se publica o no. Nos guste o no, no es nuestro gabinete, ni nuestra junta directiva quien decide lo que se publica, son los periodistas del medio. Y para convencerlos hay que darles lo que quieren: novedades, datos, testimonios, posturas claras ante hechos de actualidad… Quizás la labor de nuestra organización tiene que aparecer en el penúltimo párrafo, o esta vez ni se menciona. El comunicado de prensa tiene que oler a noticia, no a autobombo. 

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5 / Meter los datos del presidente en vez de el contacto de prensa

A veces, por querer dar mayor lustre a un comunicado, añadimos la firma del presidente o sus datos de contacto, nuestro logo bien grande, o tres párrafos sobre cuándo se fundó nuestra organización, cuántos programas lleva acabo, y los reconocimientos y sellos que ha obtenido a lo largo de su trayectoria. Todo eso estorba más que aporta. Lo que no puede faltar al final de nuestro comunicado es el teléfono directo y el correo de contacto de prensa.

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6 / Enviarla a toda la base de datos: el pollo sin cabeza

Por muy local o específica que sea el ámbito de actuación de nuestra entidad, siempre habrá periodistas de distintas secciones que puedan hacerse eco de nuestras notas. Por eso, es fundamental tener la base de datos segmentada, tanto por ámbito geográfico como por temáticas. La idea de “yo la envío a todos los contactos por si acaso…” es el camino más rápido para que no te tengan como una fuente interesante y eliminen automáticamente tus envíos, o incluso -drama absoluto- los marquen como spam.

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7 / No añadir contenido multimedia: solo texto ya no funciona

En muchas ocasiones, lo más interesante (noticiable) de nuestro comunicado puede ser una fotografía adjunta del acto, o un vídeo en el lugar en el que ocurren los hechos que denunciamos o la grabación del testimonio que aparece entrecomillado en la nota. También puede ser relevante ofrecer un minuto de audio para las radios con los mensajes principales que se cuentan en el comunicado. Si queremos salir en todo tipo de medios, ¿por qué enviamos solo palabras escritas? La decisión de publicar / emitir un contenido y no otro se toma en segundos y casi siempre en función del material audiovisual disponible. Dale todos los ingredientes y pónselo fácil a quien decide si tu comunicado entra o no. Ah, y ojo con los archivos grandes que no les gustan nada a los filtros del correo, así que mejor dejarlos disponible a través de un enlace.

8 / Enviar la nota tarde, cuando el tema ya no está de actualidad

Dudas, aprobaciones, matices, querer explicar todo de forma detallada. Departamentos de tu entidad que no lo ven claro y opinan que mejor reunirse al día siguiente para verlo con más profundidad… A veces sí, conviene esperar a que se aclaren los hechos, o a tener claro nuestra postura sobre un suceso. Pero si el tema de tu entidad está de actualidad, aparece en los boletines de radio, o se viraliza en redes, hay que darse prisa: mejor enviar un texto de tres, cuatro párrafos con un entrecomillado potente, elaborado y aprobado en un par de horas, que un comunicado completísimo, revisado por 10 personas al día siguiente. Aunque para eso antes hay que hacer pedagogía interna y dejar claro que las notas reactivas no pueden ser ni muy largas ni las pueden mirar muchos ojos ni tocar muchas manos. Porque la actualidad, como los arroces, se pasa en seguida.

9 / No dedicar tiempo a pensar bien en el ‘Asunto’ del mensaje

Le damos mil vueltas al titular, pero lo primero que se leerá de nuestro comunicado es quién lo envía y el asunto. Y muchas, muchas veces será lo único… Así que es fundamental que la dirección del remitente sea reconocible (nombre y apellidos de quien lo envía), y también pensar cómo captar la atención en el asunto en apenas 3- 4 palabras, y quizás algún emoji 😉

10 / Enviarla solo a periodistas… y no llegar a otros públicos

Una vez le has dado al botón de enviar, o simultáneamente si sois varias en el equipo, súbelo a la web. Y después despiézalo y sácale todo el jugo, hasta la última gota: conviértelo en un hilo de Twitter, haz un carrusel en Instagram con los datos o declaraciones más impactantes, que alguien explique lo que pedís en un TikTok, difúndelo -resumido- en tu canal de Telegram. Y sobre todo, no te olvides de los públicos internos: profesionales, voluntariado, base social, organizaciones aliadas. Si haces un comunicado de prensa es porque tu entidad tiene algo novedoso e importante que decir. No te conformes con un solo formato y cuéntalo –de forma adaptada- a los cuatro vientos.

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11 / No tener previsto quién va atender a los medios: portavocía

Nuestro comunicado se abre paso entre las miles de informaciones que las organizaciones difunden cada día, llama la atención a un periodista, que a su vez convence a una editora. Nos llaman para profundizar sobre el tema en directo esta misma tarde en directo, o para hacer una pieza para mañana, y resulta que quien hace portavocía en ese tema no puede porque justo esa tarde participa en unas jornadas. Igual que la nota de prensa tiene titular, entradilla y texto, internamente también tiene que llevar adjunta una o varias personas que tienen su agenda reservada para atender entrevistas. Y quienes son esas personas se tiene que establecer en el mismo momento en que se toma la decisión de elaborar el comunicado.

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